Case Study: Re-Engineering an Institutional Repository to Engage Users
(Source: New Review of Academic Librarianship, Volume 16 Supplement 1 2010, Dissemination Models in Scholarly Communication)
Abstract: When institutional repositories were introduced, many libraries embraced them as a means to support and further the cause of open access and the dissemination of scholarly communication. As has been widely reported, however, faculty did not embrace the concept, and repositories generally have not filled up as envisioned. We pose the question: is it possible to design an institutional repository that faculty and graduate students find useful and attractive enough to change their ingrained habits and incorporate into their work routines? The University of Rochester’s River Campus Libraries is engaged in finding out. Based on two major user research studies, the team at Rochester determined that a number of crucial features were needed to attract end user interest: the system must become part of the workflow during the research and writing phase, it must support collaboration with users outside the institution, it must provide quantifiable evidence of use, and it needs to allow the users to control and showcase their work. Based on their research, the River Campus Libraries developed a new open source institutional repository software system called IR+. With IR+, Rochester is testing the findings from their research, to see if a repository that goes beyond the collection of finished scholarly works and engages academics in the creation stages of their research will prove to be a more successful model.
Résumé: Beaucoup de bibliothèques universitaires ont mis en place des dépôts institutionnels/archives ouvertes [ces dix dernières années], notamment dans le but d’encourager le libre accès à la recherche et la dissémination publique des publications. Comme la littérature infodoc l’a déjà indiqué, les académiques, professeurs et chercheurs, n’ont pas vraiment adhéré aux concepts et beaucoup de dépôts/archives ne sont pas utilisés comme on s’y attendait au début des années 2000. La question se pose donc: est-il possible d’implémenter un dépôt/archive suffisamment utile et attractif pour envisager une modification des habitudes des académiques et des étudiants de deuxième cycle de sorte qu’ils intégreraient son utilisation dans leur pratique de travail? Les bibliothèques de l’université de Rochester’s River Campus [aux Etats-Unis] ont mené un projet dans ce sens. En se basant sur les résultats de deux études, ils ont déterminé qu’un certain nombre de fonctionnalités cruciales étaient nécessaires pour “attirer” les utilisateurs potentiels: le système doit devenir une partie intégrante de leur workflow de travail, aussi bien pendant la phase de recherche que de rédaction; il doit pouvoir être utilisé de manière collaborative (avec des personnes qui se trouvent à l’extérieur de l’institution aussi); il doit pouvoir fournir des statistiques d’utilisation; il doit permettre aux utilisateurs de gérer leur propre espace de travail et de l’utiliser éventuellement pour des présentations. Le projet de Rochester, baptisé IR+, devrait démontrer si un outil qui va au-delà de la gestion des publications achevées, c’est-à-dire un système qui propose d’accompagner en quelque sorte l’auteur tout au long du processus de recherche et de publication, rencontrera plus de succès que l’ancien modèle de dépôt/archive.
